uin-suska.ac.id Begitu Tim Liputan UIN Suska News bertandang keruangan Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (PTIPD) UIN Suska Riau, Benny Sukma Negara, ST, MT yang terletak di lantai dua gedung Pusat Komputer UIN Suska Riau Senin (13/4), tampak pemandangan yang tak biasa.
Bagaimana tidak, jika dimeja-meja pimpinan unit lainnya di UIN Suska Riau masih terdapat tumpukan kertas berkas dokumen-dokumen kerja, namun pemandangan itu hampir tak terlihat dimeja kerja Kepala PTIPD ini. Melainkan hanya sebuah laptop warna putih yang terkoneksi pada sebuah layar yang terdapat disisi kanan ruangan yang tampak tertata rapi itu.
Sejurus kemudian matanya tampak fokus memperhatikan layar laptop putih diatas mejanya. Ternyata dari tampilan layar besar yang menempel disisi kanan ruangan itu, pria lulusan Magister Informatika ITB ini tengah memperhatikan sebuah konsep surat yang tengah dikerjakan salah seorang stafnya. Setelah melakukan perubahan dan memberikan catatan terkait surat tersebut, pria ramah ini kembali melanjutkan perbincangan.
Seperti diungkapkan Benny, sudah sebulan yang lalu PTIPD lembaga yang dipimpinnya itu menerapkan Transformasi Administrasi Berbasis Cloud dan Paperless yang di adopsi dari aplikasi google Apps for education itu. Makanya ia tak perlu lagi mengecek konsep surat secara manual dari lembaran kertas, melainkan cukup di layar laptopnya yang terhubung dengan internet.” Bahkan untuk rapat di PTIPD kadang kami cukup didepan komputer masing-masing, atau menggunakan smartphone masing-masing dengan menggunakan hangout video call. Jadi tak perlu lagi harus ngumpul disebuah ruangan”. Ungkapnya.
Begitu juga ketika memantau kinerja dan berbagai laporan termasuk laporan keuangan, cukup dengan mengklikcontent-content yang ada di aplikasi, tanpa harus membolak-balik kertas, atau tanpa harus meninjau langsung keruangan para staf. “semuanya bisa dilakukan dari sini” ungkapnya.
Lebih lanjut Benny memaparkan tentang manfaat Transformasi Administrasi Berbasis Cloud dan Paperless yang tengah diterapkannya, diantaranya dengan aplikasi Google Docs memungkinkan beberapa orang berkolaborasi dalam satu dokumen yang sama secara real-time . Mereka bisa saling melihat perubahan dan melakukan diskusi tanpa harus berada dalam satu tempat. Begitu juga dengan aplikasi Google Calendar memungkinkan sebuah kegiatan menyebar undangan untuk menggelar acara tertentu. “banyak lagi manfaat lainnya dari segi efisiensi dan juga ramah lingkungan yang sejalan dengan konsep go greenyang juga dicanangkan UIN Suska Riau” ujarnya bersemangat.
Benny berharap kedepan transformasi administrasi ini tidak hanya diterapkan di PTIPD, namun juga diseluruh unit di UIN Suska Riau. “Karena ini sangat mudah, Kita tidak perlu software untuk diinstal dan tidak perlu membeli hardware khusus. Kita hanya perlu membuat akun untuk memulai semuanya, kemudian dapat diintegrasikan pada sistem yang sudah ada. “tinggalculture dan kemauan kita saja” ujarnya.
Namun, ketika kita sudah bertekad menjadikan UIN Suska Riau sebagai world class university, hal-hal terkait pemanfaatan teknologi seperti ini sudah tak bisa kita napikan. “PTIPD sendiri bersedia memberikan pelatihan dan bimbingan bagi unit-unit lainnya di UIN Suska Riau yang ingin menerapkan Transformasi Administrasi Berbasis Cloud dan Paperless ini. Sedangkan menyangkut keamanan dokumen dan data, Privasi dilindungi oleh Google, Keamanan terjamin seperti halnya produk Google lainnya. Ungkap pria yang juga dosen di FST UIN Suska Riau ini.
Penulis : Suardi
Tim liputan Suska News (Donny, Azmi, PTIPD)